¿Qué conocimientos tiene un especialista en eventos corporativos?

Expertos en eventos empresariales

 

Adquirir una preparación específica para la organización de eventos empresariales es clave para alcanzar el éxito. Sabemos que un profesional en gestión de eventos entrega resultados de alta calidad, como ha explicado José Martínez, profesor de la Especialidad en Gestión de Eventos de ESDAI.

Pero, ¿cuáles son los conocimientos que tiene un especialista en organización de eventos corporativos? En este artículo te decimos cuáles son y cómo aplicarlos día a día.

Sabe planificar y evaluar la viabilidad de un evento

 

Todos los eventos, desde el social, deportivo o empresarial, requieren una planeación y valoración previa al evento. Se deben medir distintos aspectos como: el tiempo y el presupuesto con el que se cuenta, el objetivo o razón de ser del evento, un marco legal a seguir y un retorno de inversión o un margen de ganancia. La definición de estos aspectos es importante para establecer las características específicas de un evento.

 

El orden de prioridad de estos aspectos depende del tipo de cliente o de la empresa. Por ejemplo, en el caso de una conferencia de FinTech, que reúne a los tomadores de decisiones dentro de la industria, probablemente el anfitrión busque un retorno de inversión por medio de negocios que pueda cerrar con los participantes de la conferencia. Esto se deberá tomar en cuenta para la proyección de actividades en el evento.

 

Hace de un concepto, una realidad

 

Un organizador de eventos tiene la habilidad de llevar a la realidad aquello que el cliente está imaginando por medio de la conceptualización. Para esto se debe desarrollar un plan de operación de eventos y tener conocimientos de cuáles son los aspectos que deben contemplarse.

 

El diseño de la producción de eventos deberá considerar, dentro de su primera fase, el tipo de evento a realizar según su definición. Esto ayudará a delimitar las características específicas para después tomar en cuenta los recursos financieros y hacer la búsqueda del sitio donde se hará el evento. 

 

En la fase de planeación se deberá crear un plan de acción. Debe ser congruente, considerando los pasos a seguir en las fases o periodos de tiempo determinados para lograr una logística y producción de eventos efectiva. 

 

Hace una agenda detallada

 

La logística de cualquier evento está directamente relacionada con el itinerario. También conocido como minuto a minuto de un evento, la elaboración del itinerario de un evento empieza desde el primer momento de la ejecución del plan de acción.

 

Se debe detallar paso por paso y en orden cronológico todas las acciones que se llevarán a cabo por parte del personal y proveedores, desde que empieza y hasta que termina el evento. 

 

El itinerario de un evento es una guía escrita, detallada y muy específica sobre todas las cosas que sucederán de manera simultánea durante el evento. Se deben establecer acciones y tareas así como responsables.

 

Lo anterior es muy importante ya que será una guía que se compartirá con jefes, colegas, personal interno y externo, como los proveedores. Si no sabes cómo hacer un itinerario de eventos y te preguntas qué tan específico debe ser, en este enlace te dejamos un ejemplo. 

 

Cumple con el marco legal 

 

Los organizadores de eventos no se limitan únicamente a conocer sobre la oferta de una banquetera o sobre las facilidades de un recinto; muchas veces, son el contacto directo entre el lugar y la empresa o el consumidor final.

 

Por ello pueden llegar a ser los representantes legales cuya firma figura en el contrato que celebran dos partes. El tener conocimiento sobre el marco legal en los eventos es tan importante como cualquier otro aspecto previamente mencionado. 

 

Delimitar qué permisos se necesitan para hacer un evento va a depender principalmente de qué tipo de evento es y en dónde se llevará a cabo. Durante la planeación se debe indagar sobre las leyes y permisos vigentes que aplican en dicha región; para ello te compartimos algunos cuestionamientos: 

  • ¿El espacio es público o privado? ¿el evento es público o privado?
  • ¿La entrada al evento tiene un costo?
  • ¿Qué tipo de A&B se ofrecerán? ¿las bebidas alcohólicas estarán a la venta?
  • ¿Habrá participantes menores de edad?
  • ¿Cuál es el número de personas que atenderán? ¿qué capacidad tiene el espacio?
  • ¿Se requiere personal médico, de protección civil y seguridad?

 

Atrae e inspira a los asistentes del evento

 

Vivimos en un mundo muy competitivo y es primordial que un coordinador de eventos empresariales sea capaz de llamar la atención, atraer e inspirar. Se debe tener conocimientos sobre los distintos estilos de comunicación para eventos y saber usarlos de manera efectiva. Debe expresar y reflejar la identidad corporativa o identidad de marca en todo lo que haga. 

 

Una de las ventajas de la gestión de eventos es que es una actividad que ofrece experiencias. Esto atrae a la audiencia pero también exige aplicar efectivamente la mercadotecnia en eventos para captar al público correcto y, por lo tanto, alcanzar los objetivos de los eventos y promociones de los mismos.

 

Conclusión

Si aún tienes inquietudes sobre lo que debe saber un organizador de eventos empresariales profesional te dejamos este link que te ayudará a resolver dudas. Recuerda que es una industria muy amplia y variada por lo que, probablemente ¡nunca dejarás de aprender!