¿Conoces las obligaciones que se derivan del pago de nóminas?

Patrón calculando impuestos generados por pago de nóminas

En una empresa dedicada a la prestación de servicios, el factor humano es el activo más importante, pero ¿administramos correctamente la nómina en nuestras empresas?

¿Por qué es tan importante un adecuado manejo de la nómina en las empresas de servicios?

 

El adecuado manejo de la nómina beneficia al desempeño de los colaboradores y crea un buen ambiente laboral; como empresarios, nos permite cumplir con nuestras obligaciones legales y fiscales, logrando así proteger una de las mayores deducciones fiscales que tiene la empresa.

 

Leyes y obligaciones básicas para contratar personal de servicio en México

 

Uno de los principales problemas al emprender un negocio es que se desconocen las obligaciones que se adquieren al contratar personal; hoy día, son diferentes leyes las que rigen una relación laboral:

 

1. Ley Federal del Trabajo (LFT)

Regula las relaciones entre patrones y trabajadores, establece los derechos y obligaciones de ambas partes y regula el pago del salario.

En esta ley encontramos qué se entiende como relación laboral y qué elementos hacen que se configure el supuesto, qué es el salario mínimo y cómo se integra un salario para efectos de esta Ley, cuántos son los días mínimos que debemos pagar de aguinaldo, prima vacacional, prima dominical, días de descanso obligatorios, cuántos días de vacaciones tienen derecho a disfrutar los trabajadores, qué conceptos se deben pagar cuando se despide a un trabajador, así como las sanciones por no proceder conforme a esta Ley.


2. Ley del Impuesto Sobre la Renta (LISR)

Establece la obligación de calcular, retener y enterar (pagar) mensualmente el impuesto que se genera por el pago de un salario; de igual manera, estamos obligados como patrones a emitir el recibo de nómina en formato XML, proceso conocido con el término “timbrar”.

Existen otras obligaciones dentro de la LISR que el patrón deberá cumplir y es muy importante que se vigilen los procesos, ya que de lo contrario los sueldos pagados (gastos) serían no deducibles y por lo tanto no podríamos disminuirlos de los ingresos que sirven de base para determinar el impuesto de la empresa.

 

3. Ley del Seguro Social (LSS)

Estipula que el Instituto Mexicano del Seguro Social (IMSS) tiene como finalidad garantizar el derecho a la salud y asistencia médica a sus afiliados o derecho-habientes. Ante la presencia de una relación laboral, el patrón se encuentra obligado a dar de alta a sus trabajadores en el IMSS y a pagar las cuotas obrero-patronales que se determinan con base en el salario diario integrado y los días laborados.

Entre los seguros que cubre el IMSS se encuentran: el de riesgo de trabajo enfermedades y maternidad, guarderías y prestaciones sociales, invalidez y vida, retiro, y cesantía en edad avanzada.   


4. Ley del Instituto Nacional de la Vivienda para los trabajadores (INFONAVIT) 

Su objetivo principal es que los trabajadores tengan acceso a créditos para adquirir vivienda. Los patrones se encuentran obligados a aportar un 5% del salario base de cotización por el periodo laborado.


5. Código Fiscal de la Ciudad de México (CFCDMX)

Indica que las personas físicas y morales deben pagar el 3% sobre el total de erogaciones que sean remuneraciones al trabajo personal subordinado; el impuesto se denomina Impuesto Sobre Nóminas. Dentro del Código se nos indica de manera específica qué erogaciones sí causan el impuesto y cuáles no.

Es importante mencionar que esta obligación es a nivel local, es decir, se le paga al Estado en donde se realicen los pagos sobre nómina, si el patrón paga nóminas en Querétaro, se tendría que consultar el Código Fiscal de esa Entidad Federativa.

Como se puede observar, la carga administrativa es del patrón, es decir, el empresario que tiene trabajadores a su cargo es quien tiene la obligación de calcular la nómina y pagar los impuestos federales (ISR, IMSS, INFONAVIT) e impuestos locales (ISN) relativos a la nómina; los trabajadores que rebasen cuatrocientos mil pesos de ingresos por salarios en un año estarán solamente obligados a presentar su declaración anual.

Para poder hacer deducibles las nóminas y los impuestos relativos, es de suma importancia que el patrón cumpla los requisitos estipulados en las diferentes leyes, que como podemos concluir, no es tarea fácil. Conoce más de este tema con la Especialidad en Gestión de Eventos de ESDAI Posgrados.