Ex-alumno comparte su experiencia en gestión de eventos empresariales

Organizadora de eventos empresariales hablando en público

Sería lógico pensar que hoy en día, la gestión de eventos es una actividad que está en pausa. 

 

Sin embargo, Estefanía Martínez, Gerente de Capacitación y Eventos Internos en KPMG, firma de consultoría internacional, nos hizo un espacio dentro de su apretada agenda de eventos virtuales para platicarnos sobre su experiencia laboral.

 

Además, la egresada de la Maestría en Administración de Eventos y Dirección de Operaciones de Alimentos y Bebidas de ESDAI Posgrados comparte algunos consejos para quienes desean alcanzar el éxito en la gestión de eventos.

 

Steffi, ¿Qué giro ha tomado la organización de eventos durante la pandemia? ¿Cómo ha ayudado tu preparación a enfrentar la situación? 

 

Todos los eventos de la empresa han sido virtuales. Por supuesto, esto no es para siempre, es una pausa. Pero es un hecho que los eventos, como los conocemos, ya no serán iguales.

 

Ahora se necesita considerar aspectos como la organización de la agenda, la producción digital, cortinillas para presentar a los oradores, reuniones uno a uno, y temas de logística. 

 

En ese sentido, mi formación y experiencia en la organización de eventos presenciales me ha ayudado a ver qué es lo que se necesita, qué es lo que se tiene y cómo se puede adaptar.

 

Nuevas formas de hacer que traen diferentes retos para quienes se dedican a la gestión de eventos. 

¿Cuál sería tu consejo para aquellas personas que están en el proceso de especializarse?¿Es momento de estudiar una Especialidad en Gestión de Eventos?

Sí, háganlo y háganlo con muchas más ganas. Yo estudiaría lo mismo en estos tiempos porque eso te permite adaptarte a la realidad. 

Es una excelente oportunidad para aprender nuevas formas de hacer eventos. Conviértanse en especialistas en eventos de la nueva normalidad para que tengan las herramientas y conocimientos necesarios para hacer eventos presenciales, eventos digitales o eventos híbridos.

Y hablando de tu formación, ¿en qué momento decidiste que necesitabas una Especialidad en Gestión de Eventos? ¿Cuál es tu experiencia laboral en la planificación de eventos corporativos? 

Estudié la Licenciatura en Administración de Empresas y hace 10 años entré a KPMG, donde conocí la organización de eventos. Nos encargábamos de la gestión de workshops, inducciones y capacitaciones a nivel nacional. 

 

Posteriormente me incorporé a Banorte, donde estuve un año, y me dedicaba a la capacitación y logística. Administraba los centros de entrenamiento a nivel nacional, veía insumos, equipo audiovisual, registros; era como organizar pequeños eventos, todos los días, a nivel nacional.

 

Gracias a estas experiencias confirmé que me encantaba dedicarme a esto, pero extrañaba mucho mi trabajo anterior por lo que regresé a KPMG, donde llevo siete años. 

 

Al principio me dediqué a hacer eventos internacionales grandes, convenciones y prácticas. Veía aspectos de hospedaje, transportación, alimentos, producciones, speakers, etc. 

 

Hace dos años que soy Gerente de Capacitación y Eventos Internos y todo lo que aprendí en ESDAI Posgrados me complementa perfecto ya que tengo mayor responsabilidad, estoy encargada de 7 países y mi equipo consta de 32 personas.

 

 

Entonces, ¿Cuándo llegó la Maestría en Gestión y Operación de Establecimientos de Alimentos y Bebidas?

 

Siempre he sido muy estudiosa. Después de cuatro años de haberme titulado empecé a considerar estudiar más, pero no había encontrado algo que me gustara. 

 

Todo lo que sabía de eventos fue aprendido en la experiencia y la práctica. Entonces empecé a buscar en internet: temas de gastronomía, maestría en eventos, y apareció ESDAI Posgrados Especialidad en Gestión de Eventos. Ahí estaba la respuesta.

 

Revisé diferentes opciones, comparé los temarios y planes de estudio y el que más me gustó fue el del ESDAI. Tengo conocidos que estudiaron en la Universidad Panamericana y dije ‘creo que finalmente encontré algo que me apasiona’. Primero estudié la Especialidad en Gastronomía y después la Especialidad en Gestión de Eventos. Así formé la Maestría.

 

Un gran impulso para tu carrera ¿cierto? Y, actualmente ¿qué tipos de eventos organizas? ¿Colaboras con RRHH para organizar eventos de Fin de Año o eventos de aniversario?

 

Sí, todos los eventos que hago son para personal de la firma y por ello vamos de la mano, sin embargo, no somos de la misma área. 

 

Mi área no organiza eventos de fin de año o eventos de aniversario, pero les apoyamos porque somos más de 3 mil empleados y necesitan apoyo en alimentos, registro y seguimiento. 

 

Los eventos que hacemos pueden contemplar desde cinco hasta más de 500 personas. Hacemos eventos de negocios, entrenamientos, seminarios, foros y los que requieren cosas más técnicas.

 

Hay algunos que se repiten varias veces en diferentes fechas y otros que van surgiendo con base en las necesidades de cada área. Buscamos espacios externos para darles una especie de sorpresa o cambio de perspectiva.

 

Mencionaste que has tenido experiencia en la organización de una convención. Pensando en la más grande que has hecho, cuéntanos ¿cómo fue y cuál fue el mayor reto? 

 

La convención más grande en la que he participado (y que fue uno de los retos más grandes que he tenido) fue para más de mil 500 personas. Fue un evento temático porque mi cliente interno quería comunicar el cambio de liderazgo y la idea era usar el simbolismo de un barco.

 

Lo más complejo fue la adaptación de producción y de comunicación en todos los aspectos para cada área y para cada orador. Había que coordinar muchas cosas al mismo tiempo y todo debía hacer sentido con la estrategia a la cual queríamos llegar. Fue también uno de los eventos más divertidos y más gratificantes para mi.

 

¿Cuáles consideras que son los puntos más importantes para la organización de una convención?

 

El trabajo en equipo. En esta convención tuve la oportunidad de demostrarle a mi equipo que podíamos lograrlo juntos. Todo había salido bien porque lo hicimos juntos y esa fue la clave para que mi equipo se fortaleciera. Éramos seis personas y tuvimos cuatro meses de planeación.

 

Aprendimos a dividirnos las tareas y responsabilidades y a ver la manera que ‘sí se puede’. Siempre les decía “superpoderosos”.

 

“El trabajo en equipo es la clave para la organización de una convención.”

 

Sin duda esa experiencia se sumó a los logros que has acumulado ¿Ese ha sido tu mayor logro? ¿Cuál ha sido el mayor obstáculo? 

 

El mayor logro fue incrementar mi equipo de ocho a 32 personas y tener siete países a mi cargo. Me costó mucho trabajo llegar hasta donde estoy. 

 

Uno de los grandes obstáculos es que cuestionen tu experiencia y capacidad con base en apariencia o edad. Sin embargo, las responsabilidades de los eventos empresariales que hago me han permitido demostrar que sí puedo.

 

Entonces, ¿Cuáles son los tres  consejos que le das a un organizador de eventos corporativos? ¿Cómo vencer obstáculos para preparar un evento con éxito?

Respeto. Respeto por tus colaboradores, por tu equipo, por tu jefe, hacia los proveedores y sobre todo, respeto para ti mismo. 

Paciencia. Los eventos son de mucha paciencia. Hay que saber y entender que las cosas no siempre salen como las planeas y que tal vez, cuando crees que ya nada malo puede pasar, algo ocurre. 

Pasión. Tienes que sentir pasión por lo que haces para estar dispuesto a lo que la carrera demanda de ti. 

 

Conclusión 

 

Steffi terminó la entrevista con estas inspiradoras palabras: “podemos ser agentes de cambio en el mundo con esperanza y optimismo. No importa lo que hagas o a lo que te dediques, hazlo con gusto, pasión y alegría.” 

Profesionistas en un evento empresarial