4 elementos clave del marketing de eventos empresariales

Tachuela clavada en un calendario

El marketing y los eventos de cualquier tipo están directamente relacionados. Mantienen una relación bilateral, es decir, son esenciales el uno para el otro. Esto se debe a que los eventos son necesarios para que una estrategia de marketing sea exitosa.

Se cree que son la estrategia más eficaz debido a que las experiencias vividas tienen mayor impacto, son más fáciles de recordar y, por lo tanto, de compartir con más personas. De la misma forma, los eventos van a requerir del marketing para su promoción y asegurar su éxito.

Sigue leyendo para conocer 5 elementos clave de marketing para eventos empresariales.

 

1. El quórum de eventos como el punto de partida y más importante aspecto para un evento:

 

Como cualquier estrategia de marketing, antes de iniciar la planeación del evento deberás establecer con precisión a quién te diriges y por qué. Esto te servirá como guía para saber qué quieres lograr antes, durante y después del evento y, sobre todo, cómo lograrlo. 

Tal vez el objetivo es atraer nuevos clientes potenciales o reforzar las relaciones con aquellos clientes que ya existen a través de una conexión de valor. El conocer a tu público participante te ayudará a elegir un concepto, la sede o recinto y el tipo de evento a organizar. 

Por lo tanto, considerar a los asistentes para cumplir tus objetivos te permitirá crear algo que los enamore y que atraiga a aquellos que falta convencer. 

En general, es recomendable mirar los eventos desde dos perspectivas: como anfitrión y como público.

Al ser el anfitrión tienes la oportunidad de promover la identidad de tu empresa con productos o por medio de servicios. Lograr esta coherencia es una tarea difícil, que puede rendir frutos si es bien ejecutada.

Por el otro lado, mirar el evento desde los ojos del público puede ayudarte a crear experiencias que les permita vivir los valores y filosofía de la empresa o experimentar los beneficios de un nuevo producto. 

En este vídeo de la Fórmula 1 en conjunto con la música del compositor Bryan Tyler, podrás notar esta coherencia y conexión entre lo que el evento representa y promete en sus carreras por el mundo. El video transmite la euforia que se vive.

 

Auto de carreras en un evento

 

 

2. La importancia de la promoción del evento:

 

Tal vez estés pensando que para iniciar a promocionar un evento deberás tener todo listo. Aunque esto no es del todo cierto, se recomienda tener una muy buena organización previa.

Promover un evento correctamente te ayudará a alcanzar mayores ventas y por lo tanto una mejor participación. Recuerda que un evento sin gente, es un fracaso. Aquí te dejamos varios pasos a considerar:


  1. Calendario:  tener un calendario que establezca periodos de tiempo para distintas tareas con fechas de entrega establecidas, te ayudará a tener una guía para saber con cuánto tiempo de anticipación deberás hacer campañas publicitarias, cada cuándo difundir nuevo contenido, a través de qué medios contactar con tus participantes y tal vez agendar influencers o figuras públicas que por lo general se citan con meses de anticipación para atraer mayor número de personas y crear mejores expectativas.
  2. Monetiza: deberás considerar el retorno de inversión de la estrategia de marketing que se empleará para este evento a partir de los objetivos previamente establecidos. El éxito podrá medirse a través de métricas como: visibilidad por el número de asistentes, venta de una cantidad mínima de boletos, crecimiento de una comunidad, generación de leads o incluso conversiones a través de una página.
  3. Digitalización: los participantes se han vuelto mucho más exigentes, por lo que deberás estar al alcance de sus expectativas. Deberás prever que puedan participar aún cuando no estén físicamente.
    A la hora de planear la estrategia de marketing para la publicidad de tu evento deberás considerar a aquellos que están lejos haciendo uso de la tecnología con invitaciones virtuales, usando códigos QR, enviando correos, tal vez creando una app exclusiva para el evento o el uso de una página con dominio propio. Esto te va a ayudar a crear mayor engagement.
  4. Redes sociales: las redes son una herramienta muy útil para estar en constante comunicación con todo tu público. Previo al evento deberás tener una buena capacidad de respuesta sobre todo para aquellas personas que quieres atraer y las que aún no están convencidas.
    Podrás hacer uso de un hashtag, botones de respuesta, chat bots, entre otros. Si tu empresa cuenta con el presupuesto, incluso podrías considerar un Community Manager.
  5. Eventos híbridos: así es. Este formato de eventos llegó para quedarse y la ventaja es que pueden ser una extensión de la experiencia. Expande tus alcances para aquellos que quieren saber más pero no están disponibles para viajar. Dentro de este formato puedes aprovechar para generar experiencias digitales. 

Si quieres conocer más sobre los eventos virtuales e híbridos, ¡te dejamos este artículo en nuestro blog que seguro te resultará interesante!

 

3. Video marketing o video promocional para un evento:

Es verdad que un video promocional de buena calidad puede reducir un poco tu presupuesto. Sin embargo, es una inversión en publicidad a considerar.

Los videos, al ser mucho más llamativos y transmitir información de una manera más rápida que cualquier otro canal, ayudan a involucrar a los asistentes desde antes de que el evento comience. Esto ayuda a aumentar la visibilidad, tener mayor alcance e incluso ayuda a generar vínculos emocionales que cautivan. 

Un ejemplo son las Olimpiadas de 2020 en Tokio. Aunque han sido pospuestas, te dejamos un ejemplo de video marketing.

El video no sólo te deja la piel chinita y te invita a querer tomar maletas para viajar a Japón, sino que muestra el caso de una televisora que con mucho tiempo de anticipación anuncia que transmitirá los juegos olímpicos. 

Paisaje chino sobre las olimpiadas

 

Aquí te dejamos algunos ideas para hacer video promocional para un evento empresarial:

  • Genera contenido con expositores de experiencias anteriores que fueron en otras sedes. Esto  ayudará a generar expectativas y transmitir información sobre el concepto del evento 
  • Haz videos en streaming. Son una oportunidad para extender el evento aun cuando ya pasó. También te permite crear mayor contenido sin necesidad de volver e invertir en ello
  • Utiliza videos para enviar un mensaje en específico como la fecha del evento o un mensaje sencillo que llame la atención y que contribuya a la narrativa
  • Graba el antes, durante y después del evento, dependiendo el objetivo
  • Usa música, fotos, ilustraciones y texto para plasmar toda la información que te interesa transmitir

Recuerda que la gente, incluidos tus clientes, están expuestos a publicidad todo el tiempo, por lo que deberás usar formatos distintos y originales para captar su atención. 

4. Vender boletos para un evento y cómo recaudar dinero para un evento: 

 

Una planificación adecuada y con suficiente tiempo de anticipación te ayudarán a vender las entradas al evento de una forma mucho más organizada, consciente y eficiente. 

¿Cómo vender boletos para un evento? Debe hacerse de manera paulatina, a través de diferentes medios y pensando en la activación de distintas promociones y descuentos a través del tiempo y conforme se acerque el evento. 

Vender boletos de la manera más eficiente posiblemente impacta directamente en la monetización y en el retorno de inversión. La optimización de la venta va a definir que los boletos se conviertan en una ganancia, utilidad, superávit o en una pérdida total. 

personas proveedores para organizar un evento empresarial

Estas son algunas ideas que te ayudarán a que tus boletos vuelen:

  • Campañas de publicidad
  • Venta por medio de plataformas de venta de boletaje
  • Activa las promociones con tiempo y en diferentes fases
  • Premia a los primeros en comprar 
  • Vende boletos por medio de una vía local - genera mayor seguridad a los participantes
  • Activa campañas en Google Ads y Facebook
  • Busca alianzas atractivas y poderosas como valor agregado de tu evento
  • Graba recursos en la ciudad donde estás de visita, esto genera conectividad con los espectadores

En este video de Corona Sunsets podrás ver un ejemplo claro y preciso de todo lo que platicamos en este artículo; desde las experiencias vividas en otras sedes, la generación de expectativa con mucho tiempo de anticipación, la promoción del evento dirigida específicamente a un nicho de personas y el uso del marketing para promocionar la venta de boletos a un evento. 

 

Evento cultural en la Riviera Nayarit

 

Si aún tienes dudas de cómo utilizar la mercadotecnia en eventos y sacarle todo el provecho, aquí podrás encontrar 20 estrategias de marketing para que tu evento sea todo un éxito.

 

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