Cómo realizar un evento empresarial exitoso: Expertos de ESDAI lo explican

profesionista cortando un listón de inauguración

Si estás leyendo este artículo, probablemente ya cuentas con experiencia en organización de eventos. Quizás seas un ejecutivo que trabaja para una firma con un propio departamento de eventos empresariales o tal vez tengas tu propia empresa de gestión de eventos.

De cualquier forma, sabemos que organizar un evento con éxito es un reto que conlleva además de mucho esfuerzo y tiempo, una metodología previamente establecida.

Por ello vamos a hablar sobre cómo realizar un evento empresarial con éxito. Los expertos de ESDAI nos explicarán no sólo para motivarnos, sino para nutrirnos y crecer a partir de las experiencias de los que han triunfado dentro del medio.

 

Primero es lo primero: cómo se planifica un evento

Como hemos descrito en varios artículos en nuestro blog, lo primero que debes delimitar es lo siguiente:

●     ¿Con cuánto presupuesto cuento?

●     ¿Para cuántas personas y qué tipo de cliente es el evento?

●     ¿Cuál es la ubicación y fecha del evento?

●     ¿Por qué motivo y razón debo hacer el evento?

Una vez que tengas la columna vertebral del evento, podrás pensar en las ramas o extremidades de esta columna.

personas proveedores para organizar un evento empresarial

¿Con cuánto presupuesto cuento?

Cuando hablamos del presupuesto para eventos deberás recordar que un evento empresarial requiere un retorno de inversión.

Esto puede ser a corto, mediano o largo plazo y puede verse reflejado de manera directa o indirecta. Por ejemplo, con la venta de boletos o a través de los negocios que se concretan en el evento.

Tal vez, como organizador de eventos, no seas experto en finanzas o no tengas el trato directo con los clientes, pero es tu tarea tener esto presente al organizar un evento.

 

¿Dónde y cuándo será el evento?

Un evento sin quórum, es un fracaso. Cuando estés en la planeación del evento, en la prospección del lugar o eligiendo los A&B, deberás pensar:

¿Tiene sentido hacer este tipo de evento en esta fecha? ¿La ubicación es céntrica?

¿A la gente que va participar le interesa de lo que vamos a hablar? ¿Le gusta el tipo de alimentos que voy a ofrecer? ¿El orador es lo suficientemente atractivo para los participantes?

Hay muchas más variables de este tipo que deberás estudiar durante la planificación.

 

¿Por qué voy a gestionar este evento?

Te recomendamos reflexionar el motivo y razón del evento ya que esto te ayudará a delimitar más aspectos importantes. Por ejemplo, podrás evaluar la decoración y la ambientación, el tipo de música y entretenimiento adecuado.

Finalmente, la planificación de un evento empresarial no sólo se manifiesta en el día o días del evento. La planificación está compuesta por fases de planeación, en donde deberás delegar tareas y definir tiempos de entrega a través de una calendarización que le permitirá a tu equipo cumplir con fechas de entrega de una manera ordenada y con base en la priorización. A continuación te explicamos cómo.

 

Evento en acción: cómo hacer un programa de eventos

También conocido como minuto a minuto de un evento, un programa puede ser descrito minuto a minuto.

El event planner deberá escribir todo lo que sucede antes y durante el evento, minuto x minuto. Recuerda que un evento es el resultado de muchas actividades simultáneas, las cuales son realizadas por personas que a su vez son supervisadas por otras personas.

Esto es a lo que se llama un verdadero trabajo en equipo, si una persona no cumple con el tiempo de entrega, probablemente la siguiente persona dentro de la cadena de operación no podrá cumplir con el tiempo.

Existen cientos de plantillas, algunas de ellas gratuitas, que podrás usar de guía para hacer tu propio calendario de eventos. A continuación te dejamos los puntos clave con los que deberás llenar tu programa de eventos:

●     Ubicación y nombre del evento

●     fecha y duración del evento

●     lista de los proveedores que estarán participando y las tareas a realizar (aunque sean mínimas)

●     lista de contacto directo y contacto alterno de todos tus proveedores

Como sugerencia lista a una persona específicamente por actividad, por ejemplo:

Fecha

Hora

Tarea

Empresa

Contacto

Notas

27/10/2020

12:00pm

Cita con encargado de centro de conferencias

Centro de Exposiciones S.A.

Persona 1.

Teléfono / contacto

8 mesas redondas,

Mantel blanco,

Cubre mantel beige,

Temperatura del aire,

Protocolo COVID,

Prueba de AV.

 

12:15 pm

Entrega de centros de mesa: flores blancas con florero de vidrio

Las Flores S.A

Persona 1.

Teléfono / correo

Persona 2.

Teléfono / correo

El florero debe ser redondo, son 10, los 2 extra van en entrada.

 

12:20 pm

Prueba de audio con equipo de producción

Producciones Tu Evento S.A

Persona 1.

Teléfono / correo

Las luces son tenues.

 

Si ya tienes clara la programación, otro detalle es el acomodo de los participantes ¿cómo ubico las mesas para un evento?

Por cuestiones de seguridad ycomodidad todos, incluidos los planners, como el servicio de catering o las personas que rentan el recinto deberán cumplir con las normas del espacio.

Dependerá del proveedor que elijas para tu mobiliario, pero alguno de los involucrados deberá tener la responsabilidad de obtener un plano a escala del espacio que considere lo siguiente:

-      Diámetro o medidas de las mesas

-      Cantidad de mesas

-      Espacio de 90 cm entre sillas o 120 cm entre mesa

-      Entradas y salidas de emergencia

-      Entrada y salida del servicio de A&B

-      Flujo y circulación de personas

-      Baños

-      Espacios “muertos”

¿Cómo pedir confirmar asistencia a un evento? o mejor dicho, cómo hacer el RSVP de un evento.

Una de las claves del RSVP es que no debe ser agresivo y sí personalizado. Dentro de tu planeación delega la tarea a una persona para llevar a cabo todas las respuestas al RSVP. Esto le dará seguridad y confianza al participante.

Como dijimos en “4 elementos clave del marketing de eventos empresariales” la promoción del evento está directamente relacionada, por ello el plan de relaciones públicas de un evento es casi igual de importante que el evento en sí.

 

Generar confianza: cómo hacer un plan de contingencia

Como todo buen organizador de eventos, sabes que las cosas no siempre salen como uno espera. Aunque hayas hecho una planificación y calendarización con las personas involucradas, siempre hay factores externos de los cuales no estamos en control.

Por ello, para garantizar el éxito te recomendamos contar con un Plan de emergencia y contingencia para eventos masivos.

Existen plantillas que podrás usar como guía para crear el plan de emergencia y contingencia para eventos masivos. Sin embargo te sugerimos considerar lo siguiente:

  1. Reconocer e identificar el nivel de riesgo del evento con base en la ubicación (país, ciudad, zona), número de personas, y personas públicamente expuestas.
  2. Identificar las actividades de riesgo (cohetes, entradas y salidas de vehículos, exposiciones de productos de mucho valor, subastas, etc.)
  3. Crear un Plan de Acción (Plan B) para las actividades de riesgo en conjunto con el personal designado para atender crisis.
  4. Deberás contar con una ambulancia, paramédicos y socorristas según el número de personas.
  5. Considera la contratación de un equipo de seguridad privada además del equipo de seguridad con el que pueda contar tu empresa.

Te compartimos la Ley para la Celebración de Espectáculos Públicos en el Distrito Federal donde podrás ver las normas. Acércate al Área Legal de tu empresa así como al Área de Conformidad donde te podrán asesorar según el tipo de evento.

 

Tal vez te sientas abrumado debido a la cantidad de información, sin embargo en unos cuántos párrafos te hemos enseñado cómo realizar un evento empresarial con éxito, considerando todas las ramas en las que te puedes desarrollar dentro de esta industria.

Hay gran cantidad de eventos y tal vez haya retos en los que tendrás que inventar la respuesta. También habrá caminos ya recorridos de los cuales podrás aprender para beneficio y crecimiento profesional.

 Si aún te quedan dudas o hemos dejado temas sin detallar ¡no dudes en buscar la respuesta en nuestro blog!

Te invitamos a descargar nuestro Plan de Estudios para la Especialización en Gestión de Eventos Empresariales, ¡imagina todo lo que queda por aprender!

 

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