Aspectos fundamentales para organizar un evento empresarial de éxito: Alimentos y bebidas

profesionistas en un evento empresariañ

 

Sabemos que los eventos corporativos conceden un mínimo margen de error. Para los ejecutivos empresariales que cumplen el rol de organizar eventos, esto puede generar mucha presión, sobre todo hoy en día donde hay todo un mundo de posibilidades.

 

Hay ocasiones donde la presión es abrumadora; ya sea que el evento trate sobre el lanzamiento de un nuevo producto último modelo o sobre un foro que reúne a los más altos rangos del corporativo con clientes potenciales del país; lo que es una realidad es que la gran mayoría de los eventos gira en torno a los alimentos y bebidas y por ello son un factor fundamental para el éxito del mismo. 

Por lo tanto se recomienda destinar un porcentaje considerable de tu presupuesto a A & B y generar alianzas con excelentes proveedores. Para más detalles de cómo presupuestar un evento, da click aquí.

 

En este artículo te planteamos cuatro aspectos fundamentales de alimentos y bebidas para organizar un evento empresarial con éxito sin perder la cabeza.  (Continúa leyendo hasta el final para descargar nuestra lista de proveedores esenciales según el tipo de evento que vas a realizar.)

 

 

1. Servicios de catering para evento: 

 

canapés de catering

La variedad de opciones para elegir un servicio de banquete es casi ilimitada, por ello deberás enfocar tus recursos en elegir aquél que mejor se adapte a tus necesidades, independientemente de si uno es más conocido que el otro. 

 

El punto de partida para elegir al banquetero ideal de manera objetiva es con base en la ubicación y número de personas que asistirán al evento. 

 

Existen empresas especializadas en eventos al exterior, por ello cuentan con la experiencia y capacidad para montar cocinas con diferentes módulos de preparación y de servicio sin importar donde estén. 

 

Por otro lado, hay clientes cuyos eventos suelen ser en lugares históricos, museos o palacios que por lo general conllevan una planeación y ejecución mucho más estricta, esto exige a los proveedores de alimentos y bebidas cumplir con altísimos estándares de calidad, cuya reputación les permitirá o no servir en dicho recinto. 

 

Si trabajas para un corporativo es muy probable que ya tengan predeterminados algunos proveedores como lo son hoteles y restaurantes, debido a que este tipo de establecimientos ya cuenta con un departamento de banquetes, pueden ser una garantía para eventos de muchas personas como convenciones y congresos. 

 

En caso de que tu intención sea innovar, la sugerencia siempre es destinar un tiempo en indagar qué tipo de eventos realizan tus prospectos, qué tipo de clientes tienen tus proveedores y cuáles son sus capacidades para alcanzar tus expectativas. 

 

Consulta las firmas de banquetes más reconocidas a la fecha; sin embargo, recuerda que no porque sea el mejor banquete, necesariamente es el mejor para tu evento o empresa. 

 

 

2. Cómo presentar un menú para eventos: 

 

Conocer detalles como la formalidad del evento, número de personas, aspectos culturales y duración te va a ayudar a determinar el tipo de menú, basado en las necesidad de tu cliente.

 

Por ejemplo, un hors d’oeuvres para un cóctel de bienvenida es muy adecuado, pero si estás cerrando un foro de tres días para clientes de diferentes regiones, un menú de tres tiempos internacional es lo ideal.

 

La manera en que presentas el menú es casi igual de importante, ya que de esta forma le permites al comensal saber lo que le estás ofreciendo. En caso de existir algún riesgo por alergia, intolerancia o preferencias en la alimentación, tanto el comensal como el chef lo pueden saber anticipadamente.

 

Es muy importante incluir alternativas del menú en la planificación, como pueden ser menú kosher, vegano, vegetariano, sin gluten, etc. De la misma forma, asegúrate que la persona encargada del evento en sitio se familiarice con los ingredientes de cada platillo en su totalidad. 

 

 

3. Cómo calcular la bebida para un evento:

 

profesionistas bebiendo vino en un evento empresarial

 

El cálculo de las bebidas depende de factores específicos de tu evento, donde los más importante son: número de personas, duración del evento en horas y número de bebidas por persona*.

*Este número está basado en el tipo de bebida (no alcohólica, alcohólica y tipo de alcohol) y en el tipo de evento (fiesta, cóctel, cena, etc.) 

Una vez identificados dichos factores podrás conocer el número total de bebidas que deberás ofrecer, independientemente de las variaciones que puedan existir entre los participantes del evento. 

Este número de bebidas lo podrás dividir según la capacidad de las botellas que elijas ofrecer, es decir, una botella de vino ofrece entre seis y siete copas, y una botella de destilado de 750 ml ofrece 25 onzas líquidas para preparar bebidas. 

A diferencia de lo que muchos piensan, que sea un evento empresarial no quiere decir que deba ser aburrido o que no puedas innovar en la barra, aquí te dejamos una guía práctica que te ayudará a calcular cócteles.

 

4. Montaje de mesa para evento: 

 

Por lo general los eventos empresariales tienen como finalidad comunicar o presentar algo a la audiencia, independientemente de que se lleve a cabo mientras desayunan, comen o conviven. 

Por ello, el montaje de las mesas está directamente relacionado con el tipo de evento y el tipo de lugar. Si el espacio sólo fuese utilizado para que las personas escuchen, tal vez un coffee break sería lo ideal, o no se requiere más que un montaje tipo escuela. 

Si la idea es que las personas desayunen al mismo tiempo que ven una presentación, el montaje en medias lunas es el indicado, de esta forma nadie le da la espalda al orador y no resulta incómodo para el comensal. 

Te dejamos una lista de diferentes tipos de montaje, según Anfitriones, pioneros en la organización de eventos corporativos de alto rango. 

Probablemente, después de leer este artículo te sientas abrumado y sientas que organizar un evento empresarial es toda una ciencia, sin embargo, lo único que necesitas es tener una buena planeación previa al evento, crear una dinámica de equipo con personas que tengan distintas habilidades que puedan desarrollar en sitio y, con el paso del tiempo, podrás contar con una lista de proveedores esenciales según el tipo de eventos que organizas.

 

¿Vas a planear un evento corporativo presencial, virtual o híbrido pronto?

 

Con base en nuestra experiencia y a través del tiempo hemos creado una lista de proveedores esenciales que te ayudará a planear los elementos indispensables para gestionar un evento empresarial o corporativo exitoso contemplando todas las modalidades posibles.

 

Profesionistas en un evento empresarial