3 estrategias para transformar una empresa de eventos ante la pandemia

Evento corporativo vacío por la pandemia

Desde el inicio de la contingencia sanitaria miles de eventos fueron cancelados en todo el mundo, y en los mejores casos, se han ido postergando para llevarse a cabo cuando surja la nueva normalidad. Por tanto, en este escenario inusual, los gestores de eventos deben reconsiderar sus opciones y equilibrar dos prioridades, por un lado, de manera crucial mantener tanto la salud como la seguridad del personal, los clientes-asistentes, patrocinadores, y por otro lado, cumplir con las obligaciones financieras minimizando las pérdidas causadas por la interrupción de las actividades. 

Aquí algunas recomendaciones para considerarse en un plan de negocios a partir de la nueva normalidad:

 

1. Superar las dificultades financieras

 

La primera prioridad es estabilizar rápidamente el efectivo y la liquidez y tener una visión realista de las opciones actuales. Tomar decisiones informadas al evaluar si la empresa cumple con los requisitos de liquidez en el corto plazo, encontrar formas de preservar rápidamente el valor, abordando los riesgos potenciales y lograr un cambio operativo y financiero sostenible. Evaluar, por ejemplo, si hay suficiente liquidez para seguir operando, si es viable crear nuevas negociaciones y alianzas, implementar una nueva estructura de capital y qué opciones se tienen, hacer un monitoreo continuo del negocio y de su recuperación

Una buena estrategia para reducir costos y obtener beneficios financieros son los eventos virtuales o híbridos; resultan muy rentables porque eliminan parcial o totalmente la necesidad de alquilar un lugar, contratar ciertos tipos de seguros y servicios adicionales como personal y catering

 

2. Poner más atención a los contratos

 

Con las cancelaciones y aplazamientos de eventos que aumentan día a día, los organizadores de eventos ahora dedican más tiempo revisando los contratos de eventos. Está claro que todos deberán estar más familiarizados con los términos de contratación en el futuro. Si bien es poco probable que veamos cláusulas “COVID-19” en futuros contratos, es necesario vigilar de cerca lo que se incluye en su cláusula de fuerza mayor, y revisar con detenimiento las políticas de cancelación.

Además, debe conocerse las ramificaciones financieras exactas en caso de que algo evite que ocurra un evento. Tener cuidado con el lenguaje como “costos por determinar” y “las tarifas actuales están sujetas a cambios” y obtener una cifra exacta en el contrato cuando sea posible. 

 

3. Tendencia a las subcontrataciones o trabajo externo

 

La mayoría de las compañías de gestión de eventos se han visto muy afectadas financieramente. Los presupuestos se han reducido de manera drástica y pueden permanecer así durante algún tiempo antes de recuperarse, lo cual conducirá a un cambio en el trabajo subcontratado, ya que equivale a menos gastos generales e infraestructura de empleados para las organizaciones. 

En ese sentido, para los organizadores de eventos abundará la oportunidad de trabajo independiente. Este cambio debe tomarse también como una oportunidad para crear o fortalecer la unidad y participación constructiva entre los colegas de la misma industria y tener más apertura para trabajar colectivamente.

 

En vista de que el panorama global ha cambiado radicalmente, los profesionales en la industria de eventos ahora enfrentan la apremiante necesidad de tomar decisiones acertadas en el corto plazo. Las empresas tienen que evaluar su situación, planificar y organizarse mejor para impulsar su negocio con la capacidad de recuperarse frente a la crisis y la agilidad para reestructurar su estrategia comercial, adaptándose rápidamente a los cambios del mercado.

Es esencial evaluar diferentes opciones de manera rápida y efectiva, comprendiendo los riesgos y costos de cada opción, incluidos los planes de contingencia, y con ello definir un plan de negocios sólido.


Profesionistas en un evento empresarial

Referencias:

Basnayake, Harsha, Christopher Mack y Ignatius Tong, “COVID-19 Plan de continuidad para los negocios: Cinco formas de replantearse”, EY Building a better working world marzo 2020. Obtenido de: https://www.ey.com/es_mx/strategy-transactions/companies-can-reshape-results-and-plan-for-covid-19-recovery

 

Dunn, Barbara F. y Paula Cozzi Goedert, “Impact Of The Coronavirus On Organizations’ Meetings And Events”, Barnes & Thornburg LLP Healthcare Alert, The Nacional Law Review, febrero 2020. Obtenido de: https://www.natlawreview.com/article/impact-coronavirus-organizations-meetings-and-events